Wsc - Langdorp vzw

4006

Wat moet ik als organisator vooraf doen.

1. Akkoord Nationale Veiligheidsraad en gemeentelijke instanties is noodzakelijk. Alleen zij beslissen of je recreatieve wandeltocht kan doorgaan of niet. Voorafgaand dien je een Covid Event Risk Model (CERM) in te vullen. De CERM is een tool die de risico’s in het kader van Covid-19 bij een organisatie op voorhand aftoetst. Meer info over CERM kan je vinden in het protocol voor sportevenementen via www.sport.vlaanderen.

 Sensibiliseer je deelnemers en medewerkers Wandelsport Vlaanderen vzw werk een charter voor de deelnemer en medewerker uit.

 Duid een coronaverantwoordelijke of coronateam aan.

  • Binnen de organisatie is het verplicht om een coronaverantwoordelijke of coronateam aan te duiden. Voor organisaties tot 200 deelnemers kan dit 1 medewerker zijn. Bij meer deelnemers werkt men best met meerdere medewerkers. Deze medewerkers dienen op de hoogte te zijn van de Covid-19 maatregelen, bewaking uit te voeren op het naleven ervan en op te treden bij tekorten binnen het evenement en het verloop van de organisatie.
  • Vanaf augustus mogen in principe 100 deelnemers indoor – 200 deelnemers outdoor zich op hetzelfde ogenblik bevinden binnen de start- en cateringzone.

Er dient wel rekening gehouden te worden met de CERM maatregelen rond social distancing.. ✓ Communiceer duidelijk naar de plaatselijke instantie het vooropgestelde maximum aantal deelnemers

✓ Communiceer de maximumcapaciteit duidelijk naar de deelnemers toe. Informeer hen tevens over de te hanteren maatregelen binnen de inschrijving- & cateringzones.

✓ Stop onmiddellijk de inschrijvingen van zodra het vooropgestelde aantal deelnemers is bereikt.

 Denk aan je medewerkers. Houd bij het samenstellen van de medewerkerslijst rekening met de risicogroep 65+

✓ Medewerkers die de voorbije maanden rechtstreeks of onrechtstreeks in contact kwamen met Covid-19 adviseren we om te wachten met het aanbieden van hun diensten.

✓ Medewerkers die in het verleden ernstige gezondheidsproblemen hadden, adviseren we om te wachten met het aanbieden van hun diensten.

  • Gezien de ruimere toevloed van de deelnemers dienen de medewerkers verplicht een mondmasker te dragen. Medewerkers die instaan voor ontvangst van geld en catering dienen eveneens handschoenen te dragen.
  • Medewerkers dienen voor te worden van een basiskit met mondmasker, handgel en handschoenen.

✓ Vermijd contact tussen de medewerkers en deelnemers. Geen zoen, geen knuffel, geen handshake, geen schouderklopje

✓ Voorzie voor uw medewerkers voldoende werkruimte waar de social distancing gegarandeerd wordt. Trek de diverse bedieningsposten van de cateringzone ruim uit elkaar, zodoende de medewerkers niet dicht bij elkaar hoeven te lopen.

✓ Beperk per bedieningspost het aantal medewerkers. Werk per post enkel met medewerkers die tot dezelfde bubbel behoren. ( voorbeeld: een echtpaar of koppel, 2 kennissen uit dezelfde bubbel of een volledig gezin).

✓ Heb je geen dergelijke bubbels, werk dan enkel met één medewerker per post.

HOE RICHT IK MIJN START- EN CATERINGZONE VEILIG IN VOOR DEELNEMER & MEDEWERKER

1. Organisatie van de inschrijvingszone

✓ Voorzie de inschrijvingszone in een buitenlocatie ▪ (bijvoorbeeld overdekte tentconstructie).

✓ De inschrijvingstafel en de medewerkers dienen voldoende afgeschermd te worden van de deelnemers.

✓ Zorg voor een vlot doorstromingssysteem. Gebruik van voldoende nadars kan hierbij een hulpmiddel zijn.

✓ Voorzie naar de deelnemers toe voldoende informatieborden en pijlen. Maak hiervoor gebruik van de nieuwe officiële WSVL pancartes. Vraag bij je plaatselijke instantie na of ze beschikken over de officiële COVID signalering.

✓ Indien de organiserende club opteert voor een binnenlocatie dient deze volledig losgekoppeld te worden van de cateringzone. M.a.w. de inschrijving dient door te gaan in een apart lokaal. De inschrijvingslocatie dient voorzien te zijn van een separate in- en uitgang teneinde de doorstroming van de deelnemers optimaal te garanderen. Heen en weer verkeer in een nauwe deurdoorgang of kleine ruimte dient maximaal vermeden te worden.

✓ We adviseren onze clubs om bij de inschrijving te werken in tijdsblokken. Een inschrijvingssysteem dat reeds ettelijke jaren is ingeburgerd bij onze buurlanden Nederland en Frankrijk. Zo kan je de opkomst van de deelnemers beter stroomlijnen. Voorbeeld : start van de 30 km tussen 7.00 en 10.00 u , start van 20 km tussen 8.00 en 11.00u , start van de kleinere afstanden vanaf 9.00

2. Organiseer via voorinschrijving

 ✓ Daar je voorafgaand het maximaal verwacht aantal deelnemers dient mee te geven aan de plaatselijke instanties , is werken via voorinschrijving verplicht.

✓ De organisatie dient tijdens het event te allen tijde te beschikken over de gegevens van de deelnemers.

✓ Voorinschrijving laat de organisator immers ook toe om te werken met tijdsblokken zodat samenscholingen aan de inschrijvingszone vermeden kunnen worden.

✓ Voorinschrijving kan via 4 systemen

o Deelnemer belt de organisatie op met zijn gegevens naam, lidnummer en GSM nummer. De organisator houdt alles bij via een reservatielijst.

o De organisator maakt via bijvoorbeeld Google Forms een online inschrijvingsformulier aan, waarbij de deelnemer zijn gegevens nalaat.

o Deelnemer bevestigd zijn deelname via mail met zijn gegevens , lidnummer , GSM nummer. De organisator houdt alles bij via een reservatielijst.

o In geval je gebruik maakt van één der drie bovenstaande mogelijkheden bevestigd de organisatie per kerende de inschrijving van de deelnemer met de instructies tot betaling van het inschrijvingsrecht. Om een goede werking en opvolging van de inschrijvingen te verzekeren, adviseren we de organisatie om één medewerker hiervoor verantwoordelijk te stellen.

o De organisatie maakt gebruikt van een betalingssysteem dat Wandelsport Vlaanderen ter beschikking stelt.

o Clubs dienen rekening te houden met een kleine extra fee per inschrijving voor het gebruik van het betalingssysteem. Minimum bedrag van deze extra fee is € 1,00/deelnemer.

o De deelnemers betalen deze fee rechtstreeks bij de voorinschrijving.

o We adviseren onze clubs te werken met een totaalpakket (zie verder)

 o De betaling verloopt rechtstreeks via het rekeningnummer van de organiserende club

o De voorinschrijving beperkt maximaal de risico’s aan de inschrijving en scanning. o Geïnteresseerde clubs kunnen hiervoor contact opnemen met 3. Organisatie van de scanning/betaling/afstempeling

✓ Ingeschreven deelnemers dienen het charter in acht te nemen en hun lidkaart met barcodezijde aan te bieden voor scanning. Terzelfdertijd bieden ze hun wandelboekje ter afstempeling aan. Zo dienen de deelnemers zich geen tweede maal in de wachtrij te begeven. ✓ Bij inschrijving van meerdere personen uit hetzelfde gezin, zal slechts één persoon zich aanbieden voor de scanning/inschrijving/afstempeling.

✓ Deelnemers dienen in de inschrijvingszone verplicht een mondmasker te dragen. Eenmaal ze wandelen kan het zonder.

✓ De coronaverantwoordelijke of het coronateam houdt het algemeen gebruik van de handhygiëne en de inachtneming van de social distancing in het oog. Spreken de deelnemers aan die zich niet aan de richtlijnen houden.

4. Cash- of contactloze betaling

✓ Werken met voorinschrijving is verplicht. Zie punt 2. Hierdoor is het ook aangewezen om de deelnemer voorafgaand te laten betalen via overschrijving.

 ✓ Ter plaatse adviseren we te werken met een online betalingssysteem. Bijvoorbeeld Payconiq

Submit to FacebookSubmit to Google PlusSubmit to TwitterSubmit to LinkedIn