Wsc - Langdorp vzw

4006

WANDEL SPORTCLUB LANGDORP v.z.w.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Statutaire Algemene Vergadering
Op 27 april 2015
(Statuten van 26.11.2004)

1. DOEL

De Wandel Sportclub Langdorp v.z.w. heeft tot doel het georganiseerd wandelen en joggen te bevorderen en dit te beoefenen door organisatie van wandeltochten en door actieve deelname van haar leden aan georganiseerde wandel  en joggingorganisaties. (Art. 3 Statuten 26.11.2004)


2. DUUR EN ZETEL

2.1.    De vereniging werd opgericht voor onbepaalde duur. (Art. 4 Stat.)

2.2.    De zetel van de vereniging is gevestigd ten huize van de secretaris, Felix Daelslaan 74
            te 3200 Aarschot.

2.3.    De vestigingsplaats van het secretariaat van de club dat voor alle leden toegankelijk is, en de openingsuren ervan, worden vastgesteld door de Raad van Bestuur, volgens de mogelijkheden en de vastgestelde behoeften, en worden bekendgemaakt in het info-blad van de club.

In principe is het secretariaat geopend de laatste maandag van de maand van 18u30 tot 19u30, en de tweede woensdag van de maanden oktober tot en met maart  van 14 uur tot 16 uur. Het secretariaat is gesloten tijdens de maand juli, en telkens wanneer de Raad van Bestuur aldus beslist.  Van deze beslissing wordt indien mogelijk melding gemaakt in het Info-blad.

3. OFFICIEEL ORGAAN VAN DE VERENIGING

3.1.  Wandel Sportclub Langdorp v.z.w. geeft een informatieblad uit voor haar leden, onder de naam "Het Pinguineke".

3.2.  Het Pinguineke verschijnt in principe zes maal per jaar.  De verschijningsdata worden door de Raad van Bestuur bepaald, en in het Pinguineke bekend gemaakt.

Het wordt toegestuurd aan elk gezinshoofd.

3.3. Indien het lid-gezinshoofd 5 dagen na de normale verschijningsdatum het info-blad niet ontvangen heeft dient hij/zij zelf contact op te nemen met het Secretariaat van de club.

3.4. Alle leden worden geacht uiterlijk 5 dagen na normale ontvangst van het info-blad kennis te hebben genomen van de inhoud ervan.

3.5. De leden zijn ertoe gehouden adreswijzigingen zo snel mogelijk aan het secretariaat te melden.

3.6.    De Raad van Bestuur kan beslissen het informatieblad aan die niet-leden toe te sturen die hij bepaalt.


4. DE LEDEN

4.1. Tenzij anders bepaald wordt in het Huishoudelijk  Reglement onder “leden” verstaan: vaste leden en toegetreden leden.

4.2. Iedereen die de statuten van de vereniging aanvaardt, jaarlijks het lidgeld betaalt, en niet eerder uit de vereniging werd gesloten, wordt aanvaard als toegetreden lid.  (Art.7.2.Stat.). Gelijktijdig lidmaatschap van een andere wandelclub die aangesloten is bij de Wandelsport Vlaanderen v.z.w. is echter verboden.

4.3. Het aantal leden van Wandel Sportclub Langdorp v.z.w. is onbeperkt.

4.4. Indien daar redenen toe zijn wordt over de eventuele aanvaarding van een kandidaat-lid beslist door de Raad van Bestuur tijdens zijn eerstvolgende vergadering.

4.5.    Om het lidmaatschap te verkrijgen geeft het kandidaat-lid zijn volledige naam, geboorteplaats en –datum en adres op aan de secretaris of aan een ander bestuurslid. Aansluiting via de web-site van de club is eveneens mogelijk.

4.6. De officiële aanvaarding kan pas in overweging genomen worden na betaling van het vastgestelde lidgeld, en onder voorbehoud van de bepaling onder 4.4.

4.7.1. Als bewijs van lidmaatschap ontvangt elk lid een lidkaart, afgeleverd door de Wandelsport Vlaanderen v.z.w..

4.7.2. Het lid dient tijdens wandelingen in het bezit te zijn van de lidkaart, die tevens dient als bewijs van verzekering.

4.7.3. Bij andere organisaties, ingericht door Wandel Sportclub Langdorp, kan bij twijfel gevraagd worden de lidkaart te vertonen.

4.8. Het lidmaatschap vervalt bij niet-betaling van het lidgeld na vervallen termijn.   Wederaansluiting zal met enige soepelheid bevorderd worden.

4.9. Tot uitsluiting, anders dan door niet-betaling van het vereiste lidgeld, kan slechts beslist worden door de Algemene Vergadering, bij 2/3 meerderheid van de stemmen van de aanwezige stemgerechtigde leden.

4.10. Het lidmaatschap loopt van 1 januari tot en met 31 december.

5. DE BIJDRAGEN

5.1. De leden betalen een jaarlijkse bijdrage, die jaarlijks door de Raad van Bestuur wordt vastgesteld.

5.2. De bijdrage bestaat uit    
        - het lidgeld
        - de verzekeringspremie
        - eventueel verzendingskosten

5.3. Om tijdig in orde te zijn voor het volgende jaar moet het lidgeld ten laatste op 31 december betaald zijn.


6. DE ALGEMENE VERGADERING

6.1. De Algemene Vergadering wordt gevormd door de vaste leden, die er stemrecht hebben. Toegetreden leden worden toegelaten op de Algemene Vergadering, echter zonder stemrecht. (Art. 17. Stat)

6.2. Ieder vast lid heeft één stem op de Algemene Vergadering. Er kan met volmacht gestemd worden; elk vast lid kan slechts over één volmacht beschikken. (Art. 18. Stat.). De volmacht dient schriftelijk gegeven te worden.

6.2. De Algemene Vergadering wordt samengeroepen door de voorzitter van de Raad van Bestuur, of door zijn plaatsvervanger.

6.3. De oproeping tot de Algemene Vergadering dient ten minste 8 dagen voor de Algemene Vergadering aan elk lid toegezonden te worden, en dient de agenda te vermelden. Dit kan gebeuren door publicatie in het clubblad, dat aan elk gezinshoofd wordt toegezonden. (Art. 22 Stat.)

6.4. De Algemene Vergadering kan tevens samengeroepen worden door de Raad van Bestuur, of op schriftelijk verzoek van één vijfde van haar vaste leden. Deze wordt dan aangezien als een Buitengewone Algemene Vergadering.

6.5. De Algemene Vergadering wordt ten minste één maal per jaar samengeroepen.  Plaats en datum worden vastgesteld door de Raad van Bestuur.

6.6. De agenda van de gewone Algemene Vergadering moet ten minste de volgende punten bevatten:
    - het jaarverslag van de secretaris
    - het jaarverslag van de penningmeester en de kaskontrole
    - eventueel de verkiezing van leden van de Raad van Bestuur
    - de voorstellen van de Raad van Bestuur
    - de voorstellen van de vaste leden
    
De Raad van Bestuur voegt hier de punten aan toe die statutair of volgens de bepalingen van het Huishoudelijk Reglement dienen voorgelegd te worden aan de Algemene Vergadering, evenals alle punten die hij/zij nuttig acht.

6.7. Op de Buitengewone Algemene Vergadering worden die onderwerpen behandeld waarvoor ze is samengeroepen.

6.8. De vaste leden kunnen vragen een punt aangaande de Wandelsport in het algemeen, of aangaande de clubwerking in het bijzonder voor te leggen aan de Algemene Vergadering. Dit punt dient schriftelijk en ten minste 15 dagen voor de datum van de Algemene Vergadering toe te komen op het secretariaat van de club, en moet door ten minste 2 aangesloten vaste leden ondertekend zijn.

6.9. Bij de oproeping voor de Algemene Vergadering of de Buitengewone Algemene Vergadering moet de agenda worden gevoegd. Buiten de agenda kan geen enkele beslissing worden genomen, tenzij ten minste 2/3 van de in de vergadering aanwezige vaste leden akkoord gaan om nieuwe bijkomende punten op de agenda te plaatsen. (Art. 24 Stat.)

6.10. Bij een wijziging van de statuten dienen de tot wijziging voorgestelde artikels duidelijk vermeld te worden.

6.11. De voorzitter opent en leidt de vergadering.

6.12. Bij belet van de voorzitter wordt zijn taak overgenomen door een lid van de Raad van Bestuur dat hij/zij daartoe aanduidt, of bij afwezigheid van deze aanduiding, door een lid van de Raad van Bestuur, dat aangeduid is door die Raad van Bestuur.

6.13. De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen, ongeacht het aantal aanwezige leden, behalve in de gevallen waar de wetgeving VZW het anders voorziet, en de gevallen in de statuten bepaald.

6.14. Aangaande zaken kan mondeling of schriftelijk gestemd worden.  Aangaande personen is de stemming geheim, en wordt er gestemd met gesloten stembriefjes.

6.15. Indien bij een stemming betreffende personen meerdere kandidaten ex aequo de meeste stemmen behaalden, vindt er een nieuwe stemming plaats, enkel tussen deze personen. Indien het daarna nog ex aequo  blijft, beslist het lot, tenzij tussen de kandidaten een overeenkomst wordt bereikt.

6.16. Bij besluiten zal enkel met ja of neen gestemd worden.  Bij gelijkheid van stemmen zal een nieuwe stemming plaats vinden. Indien na 2 stembeurten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen, dan wordt het punt verwezen naar een volgende Algemene Vergadering.

De Algemene Vergadering kan beslissen wat dat betreft een Buitengewone Algemene Vergadering samen te roepen, die moet gehouden worden binnen de twee maanden na de Algemene Vergadering.

6.17. Alvorens tot stemming over te gaan wordt door de Algemene Vergadering een stembureau  aangeduid, bestaande uit twee aanwezige leden die aan de voorwaarden voldoen om deel uit te maken van de Raad van Bestuur (zie 7.2.), maar die zich niet kandidaat hebben gesteld voor een functie waarover tijdens die Algemene Vergadering gestemd wordt.

Dit stembureau telt de stemmen van alle schriftelijke stemmigen die tijdens die Algemene Vergadering worden gehouden.

6.18. De voorzitter van het kiescollege deelt na de telling het resultaat ervan mee aan de Algemene Vergadering.

6.19. Ongeldig zijn: blanco stembriefjes, stembriefjes waarop andere gegevens zijn vermeld dan die waarnaar gevraagd werd, met onduidelijke aanduidingen, of met aanduidingen die het geheim van de stemming schenden.

6.20. Alle geldige besluiten genomen tijdens de Algemene Vergadering worden onmiddellijk van kracht, tenzij anders bepaald door de Algemene Vergadering.

6.21. Besluiten van de Algemene Vergadering aangaande wijziging van de statuten, benoeming, ontslagname of afzetting van leden van de Raad van Bestuur moeten binnen de maand bekendgemaakt worden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

6.22. Van alle vergaderingen wordt een verslag opgesteld, dat in het eerstvolgend informatieblad van de club wordt gepubliceerd.


7. DE RAAD VAN BESTUUR

7.1. De Raad van Bestuur bestaat uit ten minste 5 leden en ten hoogste 14 leden, te weten:
    - de voorzitter
    - de secretaris
    - de penningmeester
    - de materiaalmeester
    - andere bestuursleden.

7.2.1. Om in aanmerking te komen voor een mandaat in de Raad van Bestuur moet men drie jaar achtereenvolgens lid zijn van Wandel Sportclub Langdorp v.z.w., ten minste 21 jaar oud zijn, en bij gewone meerderheid aangeduid worden door de Algemene Vergadering.

7.2.2. De openkomende of openstaande mandaten worden bekendgemaakt in het informatieblad ter gelegenheid van de oproeping van de leden voor de Algemene Vergade-ring. Tezelfdertijd wordt ook de wijze van kandidaatstelling medegedeeld.

7.3.1. De leden van de Raad van Bestuur worden voor de duur  van vier jaar verkozen. Ze zijn herverkiesbaar.

7.3.2. De leden van de Raad van Bestuur verdelen in onderling overleg de functies van voorzitter, secretaris, penningmeester en materiaalmeester.

7.4. Het mandaat van beheerder loopt over vier jaar en is hernieuwbaar.
De voorzitter en secretaris mogen niet gelijktijdig herkozen worden. (Art. 11 Stat.)

7.5. De mandaten in de Raad van Bestuur zijn onbezoldigd.

7.6. De Raad van Bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar, telkens het nodig wordt geacht.

7.7. Van elke vergadering van de Raad van Bestuur wordt een verslag opgesteld dat bewaard wordt in een register, dat bijgehouden wordt door de secretaris, en dat steeds ter inzage ligt voor de leden.  Het verslag verschijnt tevens in het eerstvolgende informatieblad.

7.8. De bevoegdheden van de Raad van Bestuur zijn:
-    het samenroepen van de Raad van Bestuur (door ten minste 1/3 van haar leden)
-    het in ontvangst nemen van ontslagnamen
-    het opstellen van verslagen en begrotingen
-    het jaarlijks bepalen van het lidgeld
-    het verrichten van alle andere handelingen van Bestuur
-    het samenroepen van de Algemene Vergadering
-    het ontheffen van een lid van de Raad van Bestuur uit zijn functies, in overeenstemming met art. 10 van de Statuten.

7.9. Uittreding uit de Raad van Bestuur gebeurt door:
-    voortijdig ontslag. De ontslagnemer wordt geacht zijn/haar functie waar te nemen tot op het ogenblik waarop in vervanging is voorzien, of tot aan het einde van het kalenderjaar.
-    Ontheffing uit zijn functies door de Raad van Bestuur, in overeenstemming met art. 10 van de Statuten.
-    afzetting, na beslissing van de Algemene Vergadering bij geheime stemming  en bij 2/3 aanwezigheid en met een 2/3 meerderheid.
    
    Het mandaat vervalt onmiddellijk door uittreding of door niet-(her)verkiezing.

8. DE LEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR

8.1.    De voorzitter.

8.1.1.  De voorzitter roept de vergadering en bijeenkomsten samen en leidt ze.  Hij/zij waakt over de naleving van de statuten en van het Huishoudelijk Reglement.

Hij/zij kan tijdens de vergaderingen en de samenkomsten de discussies sluiten en de vergaderingen schorsen, indien hij/zij dit nodig acht.

8.1.2.  Hij/zij regelt de te verrichten werkzaamheden en houdt toezicht over de uitvoering van alle genomen besluiten.

8.1.3.  Hij/zij vertegenwoordigt zijn club wanneer daar aanleiding toe is, en vertegenwoordigt de vereniging in rechte (Art. 27 Stat.).

8.1.4.  Hij/zij kan elke van zijn bevoegdheden tijdelijk overdragen aan een ander lid van de Raad van Bestuur.

8.2. De secretaris.

8.2.1.  De secretaris voert de briefwisseling van de club, in naam van de Raad van Bestuur.  Hij/zij ondertekent alle briefwisseling, met uitzondering van de stukken waarvoor door de aard of de inhoud medeondertekening door de voorzitter vereist wordt. Hij/zij bewaart alle binnenkomende stukken, en een afschrift van alle uitgaande stukken.

8.2.2.  Op de jaarlijkse Algemene Vergadering brengt hij/zij verslag uit over de handelingen en de toestand van de vereniging tijdens het afgelopen werkjaar.

8.2.3.  Hij/zij   maakt de verslagen van alle vergaderingen op, neemt ze op in een register en laat ze verschijnen in het informatieblad.

8.2.4.  Binnen de 14 dagen na zijn / haar aftreden,  zal de secretaris alle onder zijn / haar beheer zijnde bescheiden en waarden van de club overdragen aan zijn / haar opvolger, of aan een daartoe aangewezen lid van de Raad van Bestuur.

8.3. De penningmeester.

8.3.1.  De penningmeester zorgt voor het financieel beheer en voor de bijhorende administratie.

8.3.2.  Hij/zij brengt jaarlijks op de Algemene Vergadering verslag uit over de toestand van de geldmiddelen.

8.3.3.  Hij/zij is verplicht aan de Raad van Bestuur alle gevraagde inlichtingen te verstrekken over zijn beheer en inzage in de boeken te verlenen.

8.3.4.  Alle bewijsstukken dienen in overeenstemming met de wettelijke termijnen bewaard te worden.

Kasboeken en dergelijke behoren bij het archief.

8.3.5. Om de administratie te vergemakkelijken krijgen de penningmeester en de voorzitter mandaat van de Raad van Bestuur overschrijvingen individueel te ondertekenen.  De Raad van Bestuur heeft op elk ogenblik en ten minste op iedere vergadering van de Raad het recht alle inkomsten en uitgaven te controleren.

8.3.6.  Binnen de 14 dagen na zijn / haar aftreden, zal de penning¬meester alle administratieve bescheiden, gelden en overige waarden van de club overdragen aan zijn opvolger, of aan een daartoe aangewezen lid van de Raad van Bestuur.

8.4. De materiaalmeester.
8.4.1.  De materiaalmeester is verantwoordelijk voor het materiaal dat eigendom is van de club.

Er mag geen materiaal gebruikt worden zonder zijn toelating.

Hij/zij mag geen materiaal, eigendom van Wandel Sportclub Langdorp v.z.w. uitlenen aan derden zonder toelating van de Raad van Bestuur.

8.4.2.  Hij/zij brengt regelmatig aan de Raad van Bestuur verslag uit over de toestand van het materiaal.

8.4.3.  Hij/zij doet de nodige aankopen van materiaal, in samenspraak met de Raad van Bestuur.

8.4.4. Binnen de 14 dagen na zijn aftreden, zal de materiaalmeester het materiaal en de inventarislijsten overdragen aan zijn opvolger of aan een daartoe aangewezen lid van de Raad van Bestuur.

8.5. De bestuursleden.

De leden van de Raad van Bestuur wonen de vergaderingen van de Raad van Bestuur bij, en voeren de taken uit die hen werden opgedragen door de voorzitter, door de Algemene Vergadering of door de Raad van Bestuur.

9. ALGEMENE BEPALINGEN.

9.0.  Voor het inrichten van en het deelnemen aan wandeltochten, opgenomen in de officiële wandelkalenders, richten Wandel Sportclub Langdorp v.z.w. en haar leden zich naar de statuten, het vademecum, het Huishoudelijk Reglement en de richtlijnen van de Wandelsport Vlaanderen v.z.w.


9.1. Beloningen aan de leden.


9.1.1. Wandelkalenders

Leden die hun lidgeld tijdig betalen zoals voorzien in punt 5.3. krijgen de Walking-wandelkalender gratis,  beperkt tot 1 kalender per adres.

9.1.2. Aankoop clubkleding

De club biedt clubkleding te koop aan de leden.

De clubkleding is verkrijgbaar op het clubsecretariaat tijdens de normale openingsuren.

9.1.3. Puntensysteem.

9.1.3.1. Om de clubleden te belonen die regelmatig deelnemen aan wandelingen, opgenomen in de officiële kalenders, en / of helpen bij de eigen cluborganisaties, werd een puntensysteem voorzien.

9.1.3.2.    De punten worden als volgt toegekend:
1.    één punt voor deelname aan een officiële wandeltocht, of voor deelname aan een andere activiteit door de club ingericht waarvoor de Raad van Bestuur beslist heeft punten toe te kennen;
2.  hulp bij de eigen organisaties : 5-punten
9.1.3.3 Leden kunnen het 40 puntenblad binnen brengen op het secretariaat vanaf 1 oktober tot en met de Sinterklaastocht. Na de sinterklaastocht worden geen 40 puntenbladen meer aanvaard.


9.1.3.4 In ruil voor het 40 puntenblad krijgen ze een bon van € 20. Deze bon kunnen ze enkel omruilen voor een artikel uit de clubwinkel tot 1 februari van het volgend jaar.

9.1.3.5. Op het 40 puntenblad moeten minimum 20 stempels staan. De ontbrekende punten worden betaald aan  € 0,50

9.1.3.6 Telling van de punten gebeurt aan de hand van de stempels op het 40-puntenformulier (elk jaar van een verschillende kleur) enerzijds, en aan de hand van een register van het secretariaat voor de helpers anderzijds.

9.1.3.7. Elk lid heeft recht op één 40-puntenblad per jaar.

9.2.  Busuitstappen.

9.2.1. De club richt jaarlijks een aantal autobusuitstappen in naar georganiseerde wandelingen, en / of naar eigen wandelingen.  De data en de deelnemingsmodaliteiten worden bekend gemaakt in het info-blad.

9.2.2.    De prijs voor een busreis naar een georganiseerde wandeling in het binnenland wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur. In deze prijs is de inschrijving begrepen.

9.2.3   De kostprijs van een clubuitstap en van een uitstap naar het buitenland wordt door de Raad van Bestuur bepaald naargelang de kostprijs van de bus en wordt vermeld bij de aankondiging van de uitstap in het info-blad.


9.3. Stertocht.

9.3.1. Jaarlijks duidt de club een aantal stertochten aan, dit wil zeggen dat de Raad van Bestuur  wil dat onze club met een sterke delegatie op die tocht vertegenwoordigd is.

9.3.2. De inschrijving op die tocht is gratis voor de clubleden die zich schikken naar punt 9.3.3. en 9.3.4..

9.3.3. Op de binnenzijde van de achterkaft  van de info is een inschrijvingskaart afgedrukt. De leden vullen deze in of kleven hun inschrijfetiket en geven de kaart af aan de inschrijvingstafel.  De Raad van Bestuur zorgt voor de betaling na sluiting van de inschrijving.

9.3.4. Leden die hun kaart zijn vergeten mogen zich bij opschrijven op de kaart van een ander lid.

9.4 Helpers.

Tijdens haar wandeltochten doet de Raad van Bestuur beroep op helpers-vrijwilligers om de wandeltocht vlot te laten verlopen. Deze helpers zijn via de Vlaamse Wandelfederatie vzw verzekerd zoals voorzien in de wet op de vrijwilligers

Als beloning krijgen zij:    
- extra punten (zie 9.1.4.2.)
- gratis eten en drinken tijdens de organisatie jaarlijks een gratis etentje (eventueel met busreis).

De onkosten gemaakt door de vrijwilligers in opdracht van WSC Langdorp vzw kunnen worden terugbetaald mits de voorlegging van het bewijs.

9.5. Huwelijk van een clublid.

9.5.1. Bij huwelijk van een clublid zal een geschenkbon ter waarde van 50 euro geschonken worden.

9.5.2. Belanghebbenden dienen het secretariaat van de club op de hoogte te brengen door een huwelijksaankondiging te bezorgen.

9.6.  Geboorte.

9.6.1.  Bij geboorte van een kind bij één van de leden zal een geschenkbon ter waarde van 50 euro geschonken worden.

9.6.2.  Belanghebbenden dienen het secretariaat van de club op de hoogte te brengen door een geboortekaartje te bezorgen.

9.7.  Overlijden.

9.7.1. De nabestaanden van een overleden lid lichten het secretariaat of de voorzitter van de club in door het sturen van een rouwbrief.

9.8. Aankondigingen in het clubblad.

9.8.1. Clubleden kunnen gratis aankondigingen van niet-commerciële aard laten opnemen in het infoblad van de club.

9.8.2. De tekst van de aankondigingen dient schriftelijk te worden ingediend bij het secretariaat, ten laatste 14 dagen voor de vastgestelde verschijningsdatum van het infoblad.

9.8.3. De Raad van Bestuur kan te allen tijde en zonder enige mogelijkheid tot verhaal beslissen de gevraagde aankondiging niet in het infoblad op te nemen. De verzoeker wordt schriftelijk van deze beslissing ingelicht.

9.9. Inschrijfetiketten.

9.9.1. Door bemiddeling van het secretariaat kunnen de leden inschrijfetiketten bestellen bij Wandelsport Vlaanderen v.z.w. De etiketten zijn gratis. Er kunnen wel verzendingkosten worden gevraagd.

Aldus bekend gemaakt op de Statutaire Algemene Vergadering te Langdorp op 27/04/2015.
De Voorzitter,                                De Secretaris,
Fons Leys                                      Guido Van Loo

 

 wandelclub logo 002loge vlaanderenwandelsport kleur 800

Submit to FacebookSubmit to Google PlusSubmit to TwitterSubmit to LinkedIn