WANDEL SPORTCLUB LANGDORP v.z.w.

                                                    INTERN  REGLEMENT

1. DOEL

De Wandel Sportclub Langdorp v.z.w. heeft tot doel het georganiseerd wandelen te bevorderen en dit te beoefenen door organisatie van wandeltochten en door actieve deelname van haar leden aan georganiseerde wandel. (Art. 3 Statuten 26.11.2004)

2. DUUR EN ZETEL

2.1.      De vereniging werd opgericht voor onbepaalde duur. (Art. 4 Stat.)

2.2.      De zetel van de vereniging is gevestigd ten huize van de secretaris, Felix Daelslaan 74
            te 3200 Aarschot.

• De vestigingsplaats van het secretariaat van de club dat voor alle leden toegankelijk is, en de openingsuren ervan, worden vastgesteld door het bestuursorgaan, volgens de moge­lijkheden en de vastgestelde behoeften, en worden bekend­ge­maakt in het info-blad van de club.

In principe is het secretariaat geopend de laatste maandag van de maand van 18u30 tot 19u30, en de tweede woensdag van de maanden oktober tot en met maart van 14 uur tot 16 uur. Het secretariaat is gesloten tijdens de maand juli, en telkens wanneer het bestuursorgaan aldus beslist. Van deze beslissing wordt indien mogelijk melding gemaakt in het Info-blad.

3. OFFICIEEL ORGAAN VAN DE VERENIGING

3.1.  Wandel Sportclub Langdorp v.z.w. geeft een informatie­blad uit voor haar leden, onder de naam "Het Pinguineke".

3.2.  Het Pinguineke verschijnt in principe zes maal per jaar. De verschijningsdata worden door het bestuursorgaan bepaald, en in het Pinguineke bekend gemaakt.

Het wordt toege­stuurd aan elk gezinshoofd.

3.3. Indien het lid-gezinshoofd 5 dagen na de normale ver­schijningsdatum het info-blad niet ontvangen heeft dient hij/zij zelf contact op te nemen met het Secretariaat van de club.

3.4. Alle leden worden geacht uiterlijk 5 dagen na normale ontvangst van het info-blad kennis te hebben genomen van de inhoud ervan.

3.5. De leden zijn ertoe gehouden adreswijzigingen zo snel mogelijk aan het secretariaat te melden.

3.6.      Het bestuursorgaan kan beslissen het informatieblad aan die niet-leden toe te sturen die hij bepaalt.

4. DE LEDEN

4.1. Tenzij anders bepaald wordt in het Intern Reglement onder “leden” verstaan: vaste leden en toegetreden leden.

4.2. Iedereen die de statuten van de vereniging aanvaardt, jaarlijks het lidgeld betaalt, en niet eerder uit de vereniging werd gesloten, wordt aanvaard als toegetreden lid.            (Art.7.2.Stat.).
4.3. Het aantal leden van Wandel Sportclub Langdorp v.z.w. is onbeperkt.

4.4. Indien daar redenen toe zijn wordt over de eventuele aanvaarding van een kandidaat-lid beslist door het bestuursorgaan tijdens zijn eerstvolgende vergadering.

4.5. Om het lidmaatschap te verkrijgen geeft het kandidaat-lid zijn volledige naam, geboortedatum en adres op aan de secretaris of aan een ander bestuurslid. Aansluiting via de web-site van de club is eveneens mogelijk.

4.6. De officiële aanvaarding kan pas in overweging genomen worden na betaling van het vastgestelde lidgeld, en onder voorbehoud van de bepaling onder 4.4.

4.7.1. Als bewijs van lidmaatschap ontvangt elk lid een lid­kaart, afgeleverd door de secretaris voor WANDELSPORT VLAANDEREN v.z.w.

4.7.2. Het lid dient tijdens wandelingen in het bezit te zijn van de lidkaart, die tevens dient als bewijs van verzekering.

4.7.3. Bij andere organisaties, ingericht door Wandel Sport­club Langdorp, kan bij twijfel gevraagd worden de lidkaart te verto­nen.

4.8. Het lidmaatschap vervalt bij niet-betaling van het lidgeld na vervallen termijn.   Wederaansluiting zal met enige soepelheid bevorderd worden.

4.9. Tot uitsluiting, anders dan door niet-betaling van het vereiste lidgeld, kan slechts beslist worden door de Algemene Vergadering, bij 2/3 meerderheid van de stemmen van de aanwe­zige stemge­rechtigde leden.

4.10. Het lidmaatschap loopt van 1 januari tot en met 31 decem­ber.

5. DE BIJDRAGEN

5.1. De leden betalen een jaarlijkse bijdrage, die jaarlijks door het bestuursorgaan wordt vastgesteld.

5.2. De bijdrage bestaat uit   

                        - het lidgeld

                        - de verzekeringspremie

                        - eventueel verzendingskosten

5.3. Om tijdig in orde te zijn voor het volgende jaar moet het lidgeld ten laatste op 31 december betaald zijn.

6. DE ALGEMENE VERGADERING

6.1. De Algemene Vergadering wordt gevormd door de vaste leden, die er stemrecht hebben. Toegetreden leden worden toegelaten op de Algemene Vergadering, echter zonder stemrecht. (Art. 17. Stat)

6.2. Ieder vast lid heeft één stem op de Algemene Vergadering. Er kan met volmacht gestemd worden; elk vast lid kan slechts over één volmacht beschikken. (Art. 18. Stat.). De volmacht dient schriftelijk gegeven te worden.

6.2. De Algemene Vergadering wordt samengeroepen door de voorzitter van het bestuursorgaan, of door zijn plaatsvervan­ger.

6.3. De oproeping tot de Algemene Vergadering dient ten minste 8 dagen voor de Algemene Vergadering aan elk lid toegezonden te worden, en dient de agenda te vermelden. Dit kan gebeuren door publicatie in het clubblad, dat aan elk gezinshoofd wordt toegezonden. (Art. 22 Stat.)

6.4. De Algemene Vergadering kan tevens samengeroepen worden door het bestuursorgaan, of op schriftelijk verzoek van één vijfde van haar vaste leden. Deze wordt dan aangezien als een Buitengewone Algemene Vergadering.

6.5. De Algemene Vergadering wordt ten minste één maal per jaar samengeroepen. Plaats en datum worden vastgesteld door het bestuursorgaan.

6.6. De agenda van de gewone Algemene Vergadering moet ten minste de volgende punten bevatten:

            - het jaarverslag van de secretaris

            - het jaarverslag van de penningmeester en de kaskontrole

            - eventueel de verkiezing van leden van het bestuursorgaan

            - de voorstellen van het bestuursorgaan

            - de voorstellen van de vaste leden

           

Het bestuursorgaan voegt hier de punten aan toe die statutair of volgens de bepalingen van het Intern Reglement dienen voorgelegd te worden aan de Algemene Vergadering, evenals alle punten die hij/zij nuttig acht.

6.7. Op de Buitengewone Algemene Vergadering worden die onder­werpen behandeld waarvoor ze is samengeroepen.

6.8. De vaste leden kunnen vragen een punt aangaande de wandelsport in het algemeen, of aangaande de clubwerking in het bijzonder voor te leggen aan de Algemene Vergadering. Dit punt dient schriftelijk en ten minste 15 dagen voor de datum van de Algemene Vergadering toe te komen op het secretariaat van de club, en moet door ten minste 2 aangesloten vaste leden ondertekend zijn.

6.9. Bij de oproeping voor de Algemene Vergadering of de Buitengewone Algemene Vergadering moet de agenda worden gevoegd. Buiten de agenda kan geen enkele beslissing worden genomen, tenzij ten minste 2/3 van de in de vergadering aanwezige vaste leden akkoord gaan om nieuwe bijkomende punten op de agenda te plaatsen. (Art. 24 Stat.)

6.10. Bij een wijziging van de statuten dienen de tot wijzi­ging voorgestelde artikels duidelijk vermeld te worden.

6.11. De voorzitter opent en leidt de vergadering.

6.12. Bij belet van de voorzitter wordt zijn taak overgenomen door een lid van het bestuursorgaan dat hij/zij daartoe aanduidt, of bij afwezigheid van deze aanduiding, door een lid van het bestuursorgaan, dat aangeduid is door die Raad van Bestuur.

6.13. De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen, ongeacht het aantal aanwezige leden, behalve in de gevallen waar de wetgeving VZW het anders voorziet, en de gevallen in de statuten bepaald.

6.14. Aangaande zaken kan mondeling of schriftelijk gestemd worden. Aangaande personen is de stemming geheim, en wordt er gestemd met gesloten stembriefjes.

6.15. Indien bij een stemming betreffende personen meerdere kandi­daten ex aequo de meeste stemmen behaalden, vindt er een nieuwe stemming plaats, enkel tussen deze personen. Indien het daarna nog ex aequo blijft, beslist het lot, tenzij tussen de kandidaten een overeenkomst wordt bereikt.

6.16. Bij besluiten zal enkel met ja of neen gestemd worden. Bij gelijkheid van stemmen zal een nieuwe stemming plaats vin­den. Indien na 2 stembeurten de vereiste meerderheid niet wordt verkre­gen, dan wordt het punt verwezen naar een volgende Algemene Vergadering.

De Algemene Vergadering kan beslissen wat dat betreft een Buiten­gewone Algemene Vergadering samen te roepen, die moet gehou­den worden binnen de twee maanden na de Algemene Vergadering.

6.17. Alvorens tot stemming over te gaan wordt door de Alge­mene Vergadering een stembureau  aangeduid, bestaande uit twee aanwezige leden die aan de voorwaarden voldoen om deel uit te maken van het bestuursorgaan (zie 7.2.), maar die zich niet kandidaat hebben gesteld voor een functie waarover tijdens die Algemene Vergadering gestemd wordt.

Dit stembureau telt de stemmen van alle schriftelijke stemmin­gen die tijdens die Algemene Vergadering worden gehouden.

6.18. De voorzitter van het kiescollege deelt na de telling het resultaat ervan mee aan de Algemene Vergade­ring.

6.19. Ongeldig zijn: blanco stembriefjes, stembriefjes waarop andere gegevens zijn vermeld dan die waarnaar gevraagd werd, met onduidelijke aanduidingen, of met aanduidingen die het geheim van de stemming schenden.

6.20. Alle geldige besluiten genomen tijdens de Algemene Verga­dering worden onmiddellijk van kracht, tenzij anders bepaald door de Algemene Vergadering.

6.21. Besluiten van de Algemene Vergadering aangaande wijzi­ging van de statuten, benoeming, ontslagname of afzetting van leden van het bestuursorgaan moeten binnen de maand bekendge­maakt worden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

6.22. Van alle vergaderingen wordt een verslag opgesteld, dat in het eerstvolgend informatieblad van de club wordt gepubli­ceerd.

7. HET BESTUURSORGAAN

7.1. Het bestuursorgaan bestaat uit ten minste 5 leden en ten hoogste 14 leden, te weten:

            - de voorzitter

            - de secretaris

            - de penningmeester

            - de materiaalmeester

            - andere bestuursleden.

7.2.1. Om in aanmerking te komen voor een mandaat in het bestuursorgaan moet men één jaar achtereenvolgens lid zijn van Wandel Sportclub Langdorp v.z.w., ten minste 21 jaar oud zijn, en bij gewone meerderheid aangeduid worden door de Algemene Vergade­ring.

7.2.2. De openkomende of ope­nstaande mandaten wor­den bekendge­maakt in het informatieblad ter gele­genheid van de oproe­ping van de leden voor de Algemene Vergade­ring. Tezelf­dertijd wordt ook de wijze van kandidaatstelling medegedeeld.

7.3.1. De leden van het bestuursorgaan worden voor de duur van vier jaar verkozen. Ze zijn herverkiesbaar.

7.3.2. De leden van het bestuursorgaan verdelen in onderling overleg de functies van voorzitter, secretaris, penningmeester en materiaalmeester.

7.4. Het mandaat van beheerder loopt over vier jaar en is hernieuwbaar.

De voorzitter en secretaris mogen niet gelijktijdig herkozen worden. (Art. 11 Stat.)

7.5. De mandaten in het bestuursorgaan zijn onbezoldigd.

7.6. Het bestuursorgaan vergadert ten minste 4 maal per jaar, telkens het nodig wordt geacht.

7.7. Van elke vergadering van het bestuursorgaan wordt een verslag opgesteld dat bewaard wordt in een register, dat bijgehouden wordt door de secretaris, en dat steeds ter inzage ligt voor de leden.  Het verslag verschijnt tevens in het eerstvolgende informatieblad.

7.8. De bevoegdheden van het bestuursorgaan zijn:

            -     het samenroepen van het bestuursorgaan (door ten minste 1/3 van haar leden)

            -     het in ontvangst nemen van ontslagnamen

• het opstellen van verslagen en begrotingen
• het jaarlijks bepalen van het lidgeld
• het verrichten van alle andere handelingen van Bestuur
• het samenroepen van de Algemene Vergadering
• het ontheffen van een lid van het bestuursorgaan uit zijn functies, in overeenstemming met art. 10 van de Statuten.

7.9. Uittreding uit het bestuursorgaan gebeurt door:

• voortijdig ontslag. De ontslagnemer wordt geacht zijn/haar functie waar te nemen tot op het ogenblik waarop in vervanging is voorzien, of tot aan het einde van het kalender­jaar.
• Ontheffing uit zijn functies door het bestuursorgaan, in overeenstemming met art. 10 van de Statuten.
• afzetting, na beslissing van de Algemene Vergadering bij geheime stemming en bij 2/3 aanwezigheid en met een 2/3 meerderheid.

           

            Het mandaat vervalt onmiddellijk door uittreding of door niet-(her)verkiezing.

8. DE LEDEN VAN HET BESTUURSORGAAN

8.1.      De voorzitter.

8.1.1.  De voorzitter roept de vergadering en bijeenkomsten samen en leidt ze. Hij/zij waakt over de naleving van de statuten en van het Intern Reglement.

Hij/zij kan tijdens de vergaderingen en de samenkomsten de discus­sies sluiten en de vergaderingen schorsen, indien hij/zij dit nodig acht.

8.1.2.  Hij/zij regelt de te verrichten werkzaamheden en houdt toezicht over de uitvoering van alle genomen besluiten.

8.1.3.  Hij/zij vertegenwoordigt zijn club wanneer daar aanleiding toe is, en vertegenwoordigt de vereniging in rechte (Art. 27 Stat.).

8.1.4.  Hij/zij kan elke van zijn bevoegdheden tijdelijk overdra­gen aan een ander lid van het bestuursorgaan.

8.2. De secretaris.

8.2.1.  De secretaris voert de briefwisseling van de club, in naam van het bestuursorgaan.  Hij/zij ondertekent alle brief­wisse­ling, met uitzondering van de stukken waarvoor door de aard of de inhoud medeondertekening door de voorzitter vereist wordt. Hij/zij bewaart alle binnenkomende stukken, en een afschrift van alle uitgaande stukken.

8.2.2.  Op de jaarlijkse Algemene Vergadering brengt hij/zij verslag uit over de handelingen en de toestand van de vereni­ging tijdens het afgelopen werkjaar.

8.2.3.  Hij/zij  maakt de verslagen van alle vergaderingen op, neemt ze op in een register en laat ze verschijnen in het informatieblad.

8.2.4.  Binnen de 14 dagen na zijn / haar aftreden, zal de secretaris alle onder zijn / haar beheer zijnde bescheiden en waarden van de club overdragen aan zijn / haar opvolger, of aan een daartoe aangewe­zen lid van het bestuursorgaan.

8.3. De penningmeester.

8.3.1.  De penningmeester zorgt voor het financieel beheer en voor de bijhorende administratie.

8.3.2.  Hij/zij brengt jaarlijks op de Algemene Vergadering verslag uit over de toestand van de geldmiddelen.

8.3.3.  Hij/zij is verplicht aan het bestuursorgaan alle gevraagde inlichtingen te verstrekken over zijn beheer en inzage in de boeken te verlenen.

8.3.4.  Alle bewijsstukken dienen in overeenstemming met de wettelijke termij­nen bewaard te worden.

Kasboeken en dergelijke behoren bij het archief.

8.3.5. Om de administratie te vergemakkelijken krijgen de penningmeester en de voorzitter mandaat van het bestuursorgaan overschrijvingen individueel te ondertekenen. Het bestuursorgaan heeft op elk ogenblik en ten minste op iedere vergadering van besuurorgaan het recht alle inkomsten en uitgaven te controleren.

8.3.6.  Binnen de 14 dagen na zijn / haar aftreden, zal de penning­meester alle administratieve bescheiden, gelden en overige waarden van de club overdragen aan zijn opvolger, of aan een daartoe aangewe­zen lid van het bestuursorgaan.

8.4. De materiaalmeester.

8.4.1.  De materiaalmeester is verantwoordelijk voor het materiaal dat eigendom is van de club.

Er mag geen materiaal gebruikt worden zonder zijn/haar toelating.

Hij/zij mag geen materiaal, eigendom van Wandel Sportclub Langdorp v.z.w. uitlenen aan derden zonder toelating van het bestuursorgaan.

8.4.2.  Hij/zij brengt regelmatig aan het bestuursorgaan verslag uit over de toestand van het materiaal.

8.4.3.  Hij/zij doet de nodige aankopen van materiaal, in samen­spraak met het bestuursorgaan.

8.4.4. Binnen de 14 dagen na zijn aftreden, zal de materiaal­meester het materiaal en de inventarislijsten overdragen aan zijn opvolger of aan een daartoe aangewezen lid van het bestuursorgaan.

8.5. De bestuursleden.

De leden van het bestuursorgaan wonen de vergaderingen van het bestuursorgaan bij, en voeren de taken uit die hen werden opgedragen door de voorzitter, door de Algemene Vergadering of door het bestuursorgaan.

9. ALGEMENE BEPALINGEN.

9.0.  Voor het inrichten van en het deelnemen aan wandeltoch­ten, opgenomen in de officiële wandelkalenders, richten Wandel Sportclub Langdorp v.z.w. en haar leden zich naar de statuten, het vademecum, het Intern Reglement en de richtlijnen van WANDELSPORT VLAANDEREN v.z.w.

9.1. Beloningen aan de leden.

9.1.1. Wandelkalenders

Leden die hun lidgeld tijdig betalen zoals voorzien in punt 5.3. krijgen de wandelkalender ‘walking in Belgium’  gratis,  beperkt tot 1 kalender per adres.

9.1.2. Aankoop clubkleding

De club biedt clubkleding te koop aan de leden.

De clubkleding is verkrijgbaar op het clubsecretariaat tijdens de normale openingsuren.

9.1.3. Puntensysteem.

9.1.3.1. Om de clubleden te belonen die regelmatig deelnemen aan wande­lin­gen, opgenomen in de officiële kalenders, en / of helpen bij de eigen cluborganisaties, werd een puntensys­teem voorzien.

• De punten worden als volgt toegekend:

• één punt voor deelname aan een officiële wandel­tocht, of voor deelname aan een andere activiteit door de club ingericht waarvoor het bestuursorgaan beslist heeft punten toe te kennen;
• hulp bij de eigen organisaties : 5 punten

9.1.3.3 Leden kunnen het 40 puntenblad binnen brengen op het secretariaat vanaf 1 oktober tot en met de Sinterklaastocht. Na de sinterklaastocht worden geen 40 puntenbladen meer aanvaard.

9.1.3.4 In ruil voor het 40 puntenblad krijgen ze een bon van € 20. Deze bon kunnen ze enkel omruilen voor een artikel uit de clubwinkel tot 1 februari van het volgend jaar. De bon is persoonlijk en kan niet worden samengevoegd met een andere bon.

9.1.3.5. Op het 40 puntenblad moeten minimum 20 stempels staan. De ontbrekende punten worden betaald aan € 0,50

9.1.3.6 Telling van de punten gebeurt aan de hand van de stempels op het 40-puntenformulier (elk jaar van een verschillende kleur) enerzijds, en aan de hand van een register van het secretariaat voor de helpers anderzijds.

9.1.3.7. Elk lid heeft recht op één 40-puntenblad per jaar

9.2.  Busuitstappen.

9.2.1. De club richt jaarlijks een aantal autobusuitstappen in naar georganiseerde wandelingen, en / of naar eigen wandelingen. De data en de deelnemingsmodaliteiten worden bekend gemaakt in het info-blad.

• De prijs voor een busreis naar een georganiseerde wandeling in het binnenland wordt vastgesteld door het bestuursorgaan. In deze prijs is de inschrijving begrepen.

9.2.3   De kostprijs van een clubuitstap en van een uitstap naar het buitenland wordt door het bestuursorgaan bepaald naargelang de kostprijs van de bus en wordt vermeld bij de aankondiging van de uitstap in het info-blad.

9.3. Stertocht.

9.3.1. Jaarlijks duidt de club een aantal stertochten aan, dit wil zeggen dat het bestuursorgaan  wil dat onze club met een sterke delegatie op die tocht vertegenwoordigd is.

9.3.2. De inschrijving op die tocht is gratis voor de clubleden die zich schikken naar punt 9.3.3. en 9.3.4..

9.3.3. Op de binnenzijde van de achterkaft  van de info is een inschrijvingskaart afgedrukt. De leden vullen deze in of kleven hun inschrijfetiket en geven de kaart af aan de inschrijvingstafel.  Het bestuursorgaan zorgt voor de betaling na sluiting van de inschrijving.

9.3.4. Leden die hun kaart zijn vergeten mogen zich bij opschrijven op de kaart van een ander lid.

9.4 Helpers.

Tijdens haar wandeltochten doet het bestuursorgaan beroep op helpers-vrijwilligers om de wandeltocht vlot te laten verlopen. Deze helpers zijn via de WANDELSPORT VLAANDEREN v.z.w. verzekerd zoals voorzien in de wet op de vrijwilligers

Als beloning krijgen zij:        -5 extra punten (zie 9.1.4.2.)

                                               - gratis eten en drinken tijdens de organisatie jaarlijks een gratis
                                                   etentje (eventueel met busreis).

 

De onkosten gemaakt door de vrijwilligers in opdracht van WSC Langdorp vzw kunnen worden terugbetaald mits de voorlegging van het bewijs.

9.5. Huwelijk van een clublid.

9.5.1. Bij huwelijk van een clublid zal een geschenkbon ter waarde van 50 euro geschonken worden.

9.5.2. Belanghebbenden dienen het secretariaat van de club op de hoogte te brengen door een huwelijksaankondiging te bezorgen.

9.6.  Geboorte.

9.6.1.  Bij geboorte van een kind bij één van de leden zal een geschenkbon ter waarde van 50 euro geschonken worden.

9.6.2.  Belanghebbenden dienen het secretariaat van de club op de hoogte te brengen door een geboortekaartje te bezorgen.

9.7.  Overlijden.

9.7.1. De nabestaanden van een overleden lid lichten het secretariaat of de voorzitter van de club in door het sturen van een rouwbrief.

9.8. Aankondigingen in het clubblad.

9.8.1. Clubleden kunnen gratis aankondigingen van niet-commerciële aard laten opnemen in het infoblad van de club.

9.8.2. De tekst van de aankondigingen dient schriftelijk te worden ingediend bij het secretariaat, ten laatste 14 dagen voor de vastgestelde verschijningsdatum van het infoblad.

9.8.3. Het bestuursorgaan kan te allen tijde en zonder enige mogelijkheid tot verhaal beslissen de gevraagde aankondiging niet in het infoblad op te nemen. De verzoeker wordt schriftelijk van deze beslissing ingelicht.

9.9. Inschrijfetiketten.

9.9.1. De leden kunnen inschrijfetiketten bestellen bij de secretaris. De etiketten zijn gratis. Er kunnen wel verzendingkosten worden gevraagd.

Aldus bekend gemaakt op de Statutaire Algemene Vergadering te Langdorp op 24 april 2023

De Voorzitter,                                                                                   De Secretaris,

Fons Leys                                                                                         Guido Van Loo